Datenpflege eines Sportvereins

So beim Versuch, beim Organisieren eines Sportvereins ein wenig mitzuhelfen, fallen so einige Arbeiten an. Um anderen Mithelfern den Einstieg etwas zu erleichtern, hab ich hier mal ein paar Sachen zusammengeschrieben, damit der Ablauf (hoffentlich) klappt

Die bunten Lehrgangs- und Prüfungsordner

Da man während der Vorbereitung von Lehrgängen und Prüfungen ja an einiges denken bzw. auch einiges an Papier zusammentragen muß, gibt's jetzt das Prinzip der Lehrgangs- und Prüfungsordner. Da steht alles drin, was man machen muß (nämlich die Checkliste, s.u.) und da kommen auch die ganzen Anmeldungen usw. rein.

Davon gibts zwei: Einen gelben Lehrgangsorder und einen roten Prüfungsordner.

Dieser Order wird jedesmal frisch aufgefüllt, sobald der jeweils Lehrgangs- bzw. Prüfungstermin feststeht. In dem Order kann man sich ein paar Blanko- Anmeldungen und Auschreibungen bereit legen, da kommen aber auch die eingereichten Anmeldungen rein und sogar bei Lehrgängen auch die Vorauskasse.

Dieser Ordner wandert dann während der gesamten Vorbereitungsphase mit dem Vorbereitenden mit, und sämtlicher dazugehöriger Papierkram wird damit zusammengehalten. Während des Lehrgangs bzw. Prüfung, wenn die letzten Schritte abgeschlossen sind, gehen die Ergebnisse an den Lehrgangs- bzw. Prüfungsleiter, die Aufgabe des Vorbereiters ist dann abgeschlossen, der Order ist wieder leer, die nächste Prüfung kann kommen und das Spiel beginnt von vorne.

Als einfache Faustregel kann man sagen: Haste den Ordner, haste alles. Haste den Ordner nicht, haste 'n Problem

Checklisten

Für jede Aktivität gibt's ja immer ein paar Punkte zu erledigen. Hier der Versuch, diese Punkte mal zusammenzutragen:

Vorbereitung auf's nächste Kalenderjahr

Vor jeder Prüfung

Vor jedem Lehrgang

Die Mitglieder- Datenbank

Die Einzelheiten über die Mitglieder-Datenbank finden sich hier.